Privacy policy

Voorwoord

Deze privacy policy gaat uit van: Liesbeth Lambrecht – Impact Organisatiecoach Comm. V. met maatschappelijke zetel te Constant Verhulststraat 46a, 2590 Berlaar, BTW BE0795.773.449

Ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0795.773.449
Met website www.impactorganisatiecoach.com 
(verder genaamd ‘Impact’)

Deze privacy policy gaat uit van Impact in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via de website www.impactorganisatiecoach.com, alsook op haar levering van diensten aan opdrachtgevers. 

Impact zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met  grote zorg behandelen, de passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

Impact verwerkt uw gegevens met respect voor de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

Impact wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:

  • welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;

  • waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond;

  • hoe ze worden beschermd;

  • met wie ze worden gedeeld; 

  • of uw persoonsgegevens naar het buitenland worden doorgestuurd; en

  • hoe lang ze worden bewaard. 

Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen. 

Deze transparantie zorgt ervoor dat u geïnformeerde beslissingen kunt nemen bij het overmaken van uw persoonsgegevens. 

Impact kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. Impact zal de laatste versie van de privacy policy op haar website publiceren. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze privacy policy, zal Impact u contacteren. 

Deze privacy policy werd voor het laatst op 21 maart 202” geüpdatet.

Welke persoonsgegevens verzamelt Impact? 

Impact beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.  

Impact verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • Contactgegevens: voornaam en naam, functie, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, adres;

  • Financiële gegevens zoals bankgegevens;

  • Gedragsgegevens: afhankelijk van de soort opdracht kan Impact ook resultaten van analyses op vlak van psychometrie, communicatiestijl of leiderschapsvoorkeur verwerken, op basis van vrijwillig ingevulde vragenlijsten/gesprekken; 

  • Gevoelige gegevens: bepaalde gezondheidsgegevens en andere gevoelige gegevens die u vrijwillig aan Impact zou meedelen;

  • Andere informatie die u vrijwillig aan Impact zou meedelen en die voor uw dossier relevant zouden zijn zoals uw thuissituatie of functioneren op het werk etc. 

Wanneer u op de www.impactorganisatiecoach.com website surft, kan eveneens uw IP-adres en gedragsdata  gevangen worden o.a. via cookies. 

In dit kader verwijst Impact eveneens naar haar Cookie Policy dewelke u via deze link kunt raadplegen. 

U kunt Impact uw persoonsgegevens overgemaakt hebben via e-mail, via haar sociale media-pagina’s (bijvoorbeeld Facebook Messenger, LinkedIn, Webinargeek, door het surfen op de website www.impactorganisatiecoach.com dan wel op andere wijze. Impact kan uw gegevens ook via derde partijen ontvangen hebben bv. na een doorverwijzing of uit openbare bronnen gehaald hebben bv. Kruispuntbank van Ondernemingen. 

Vergeet Impact niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie voor Impact relevant is. Impact streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden. 

Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat Impact de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren. 

Waarvoor gebruikt Impact uw persoonsgegevens?

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de overeenkomst

Impact gebruikt uw persoonsgegevens als klant in de eerste plaats om u haar diensten te kunnen aanbieden. De verwerking gebeurt dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen u en Impact te kunnen uitvoeren.

Bv. Impact verwerkt uw contactgegevens om te communiceren over de trainingen, workshops, webinars en andere diensten; 

Bv. in het kader van persoonlijke trainingen is het mogelijk dat u bepaalde informatie wenst te delen omtrent uw thuissituatie of gezondheid. Mogelijks bent u van mening dat deze informatie voor Impact in het kader van het coachingstraject relevant kan zijn en Impact deze informatie nodig heeft om haar opdracht correct te kunnen uitvoeren.  

Optimalisatie van de diensten en degelijk klantenbeheer

Verder kan Impact uw persoonsgegevens gebruiken om haar diensten te optimaliseren en voor degelijk klantenbeheer. Dit op basis van de gerechtvaardigde belangen van Impact.

Promotie

Wanneer u klant bent van Impact, kan uw e-mailadres, voornaam, naam en geslacht ook gebruikt worden om verdere gelijke of gelijkaardige diensten aan u te promoten en u te informeren over weetjes in de sector via een nieuwsbrief of gelijkaardig promomateriaal. Dit op basis van het gerechtvaardigde belang van Impact. 

Wanneer u apart zou inschrijven op een nieuwsbrief of promo zonder dat u klant bent, zal uw toestemming voor de verwerking van uw voornaam, naam, geslacht en e-mailadres gevraagd worden. 

U kunt Impact op ieder moment verzoeken dergelijke inlichtingen of nieuwsbrieven niet langer te versturen. 

Statistieken en beveiliging

Verder zal de website ook statistieken over het surfgedrag van de bezoekers verzamelen. Ook zal de website cookies bevatten. Daarbij kan uw IP-adres gevangen worden. Deze verwerking van de op die manier verkregen persoonsgegevens is gebaseerd op gerechtvaardigd belang voor wat de veiligheid en goede werking van onze website betreft. Behoudens voor de noodzakelijke cookies, vragen wij altijd uw akkoord met de cookies.

Wettelijke verplichtingen en vrijwaring van rechten

Daarnaast gebruikt Impact uw gegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen die op haar van toepassing zijn en om haar rechten te vrijwaren op basis van haar gerechtvaardigd belang (bv. in geval van een geschil zal zij uw persoonsgegevens gebruiken om u de nodige correspondentie te sturen, facturen moeten 7 jaar bewaard worden). 

Wanneer Impact uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond, dan wel voor een ander doel zou verwerken, zal u hieromtrent voorafgaandelijk alle relevante informatie ontvangen en zal uw toestemming hiertoe worden gevraagd indien nodig. 

Welke beschermingsmaatregelen heeft Impact doorgevoerd? 

Impact heeft zowel administratieve (zoals het gebruik van paswoorden, geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig), organisatorische (bv. gepaste methode van opslag, regelmatige back-up, toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben) als technische maatregelen (bv. antivirusprogramma’s, beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL)) genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. 

Impact streeft ernaar ook in de toekomst de gepaste maatregelen te nemen, hierbij steeds rekening houdend met de specifieke aard en grootte van haar activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen.

Impact’s website kan links, plug-ins naar externe websites bevatten. Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn de privacy regels van deze websites van toepassing en treden dergelijke partijen in de eerste plaats op als verwerkingsverantwoordelijke. 

Met wie deelt Impact uw persoonsgegevens?

Impact deelt uw gegevens enkel met externe dienstverleners die Impact bijstaan in de uitvoering van de diensten en de overeenkomst. Te denken valt aan haar IT-providers zoals tools voor het invullen van vragenlijsten zoals Lumina Spark, Webinargeek, bank en accountant.

Deze externe dienstverleners zijn eveneens gebonden aan de privacy wetgeving en Impact maakt met hen de nodige afspraken (bv. door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst, geheimhoudingsovereenkomst). Zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen. 

Ten slotte worden uw persoonsgegevens gedeeld met de bevoegde autoriteiten indien zij daarom zouden verzoeken. Impact zal u hiervan voorafgaandelijk op de hoogte brengen indien dit is toegestaan.

Gaan uw persoonsgegevens naar het buitenland? 

Impact kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen. In geval van transmissie naar landen buiten de EEA, zal Impact de nodige maatregelen blijven nemen om uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens te garanderen en de veiligheid en integriteit ervan te verzekeren. Het is mogelijk dat het derde land reeds als adequaat werd beschouwd door de Europese Commissie. Verder gebeurt de doorgifte veelal op basis van de standard contractual clauses zoals goedgekeurd door de Europese Commissie en eerder uitzonderlijk op basis van de corporate binding rules. 

Hoe lang bewaart Impact uw persoonsgegevens?

Impact zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. In principe worden uw klantengegevens actief bewaard tot één jaar na de beëindiging van de relatie. 

Indien u promoties en algemene informatie over de sector via een nieuwsbrief of ander communicatiemiddel ontvangt, worden uw voornaam, naam, geslacht, e-mailadres bewaard tot op het moment dat u zich uitschrijft wanneer u geen klant bent, tenzij u zelf aangeeft de nieuwsbrieven of dergelijke verder te ontvangen. 

Verder bewaart Impact de nodige persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen zoals de fiscale bepalingen met betrekking tot de bewaring van gegevens. Impact zal daarom de desbetreffende gegevens tot 7 jaar na het afsluiten van een opdracht bewaren. Impact houdt de nodige gegevens ook bij voor het vrijwaren van haar rechten in geval van geschillen (10 jaar voor contractuele aansprakelijkheid, bij rechtsvordering: tot einde van de procedure). 

Na het verstrijken van de retentieperiode zal de data verwijderd worden. 

Welke rechten heeft u? 

U heeft verschillende rechten: 

1.Recht van toegang en recht om een kopie te bekomen

U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de persoonsgegevens en andere informatie op te vragen ter inzage. Impact stuurt u dan binnen een redelijke termijn en kosteloos een kopie. 

2. Recht op rectificatie, verwijdering, beperking en intrekking

Verder kunt u ook om een aanpassing of wissing van uw persoonsgegevens verzoeken of vragen om (een bepaald) gebruik of verwerking te beperken (bijvoorbeeld wanneer Impact de juistheid van uw persoonsgegevens controleren) of om uw toestemming in te trekken (indien van toepassing). 

3. Recht van bezwaar

U kunt in bepaalde gevallen een bezwaar indienen en Impact dus vragen om te stoppen om bepaalde gegevens te verwerken, wanneer u degelijke en legitieme redenen heeft om dit te doen. 

4. Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om de gegevens aan een andere verwerker over te dragen. 

5. Recht om klacht te richten aan de bevoegde autoriteit

Klachten kunt u bovendien steeds richten aan de bevoegde autoriteiten. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be.  

Dit alles binnen het kader en limieten van de toepasselijke wetgeving. 

Toepasselijke wet en rechtbank

Op deze privacy policy, het verwerken van de persoonsgegevens is in principe het Belgische recht van toepassing. Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van het arrondissement waar Impact haar zetel heeft indien dit is toegestaan overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Contactpunt

Heeft u vragen, wenst u een verzoek of een bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen? Neem dan contact op met Impact via impact.organisatiecoach@gmail.com. 

Impact zal u zo snel als mogelijk een antwoord bieden en in ieder geval binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan laat Impact u binnen 1 maand weten hoe dit komt. Het al dan niet kunnen uitoefenen van uw rechten hangt samen met de verwerking en de rechtsgrond.